Réunion de bureau du 23 février 2017

Présents : MESQUITE Christophe (Président)

BONNEAU Philippe (Trésorier)

PINGUET Régis (Secrétaire)

LANGLOIS Yves (membre du bureau)

LANGLOIS Dominique (membre du bureau)

SALAMANDRA Claude (membre du bureau)

BAVOUZET Claude (membre du bureau)

BOURDREZ Jean-Pierre (membre du bureau)

GAVARD Sylvain

Rédaction : le secrétaire.

Les points suivants sont abordés :

• Compétition.

Le Président précise qu’il n’est pas question d’abandonner la FSGT en 2017.

• Certificats médicaux.

Yves précise qu’ils ne sont pas nécessaires avec la MACIF, qui est l’assurance du club. Christophe va se renseigner auprès de l’assureur, pour connaitre les conditions exactes de notre assurance. Par ailleurs, Christophe va se renseigner auprès de la MAAF, pour étudier leurs tarifs et conditions pour 2018 puisqu’il est trop tard à présent pour changer sur 2017.

• Calendrier :

Après proposition aux membres du club, le calendrier définitif a été établi et envoyé à tous. Les sorties retenues sont celles qui ont obtenu le plus de suffrages.

Il est prévu 9 randos VTT payées par le club et 1 sortie route, 5 manches du VTT tour (compétition) qui seront remboursées en fin de saison, 3 sorties VTT hors notre région (Bourgueil avec la pente et la côte, les 3 vallées, la Lyon free bike) et 1 sortie route le BRA, le Vétathlon de Nemours pour VTT&CO, et 3 événements club (randorientation, moon bike, américaine).

Le budget prévisionnel de ces sorties se monte à environ 2100€ contre 1800 en 2016.

• Vêtements :

Seulement 3 réponses à la date du 23/02. Cela devient urgent, pour ceux qui veulent refaire leur garde-robe !

• Banque :

Philippe a rendez-vous le 02/03 avec le Crédit Agricole. Le CA ne prendrait pas de frais de tenue de compte pour les associations. Si les conditions sont vraiment intéressantes le changement de banque sera mis au vote des membres du bureau.

• Carte Métro :

Guillaume s’est renseigné, cette carte n’est pas proposée aux associations.

• Boite à idée :

Il est proposé à tous les membres du club qui ont des suggestions, de les envoyer au club via son adresse mail clubaci@free.fr.

• Alltricks

Le club bénéficie d’une cagnotte de 240 € après les achats des membres du club en 2016. Nous réfléchissons à son utilisation.

• Les boucles d’Itteville :

Paiement en ligne : pas pour 2017. Toutes les possibilités n’ont pas encore été explorées.

Plan vigipirate : sera à adapter, et à voir avec la mairie.

Partenaires : ok pour Intermarché, I@D.

Réanim bike : sera présent, mais ne donne pas de subvention. Donc, on ne lui fait pas de pub sur nos banderoles.

Mon potager.com : Claude S discute avec eux. Ils proposent des fruits et légumes, fruits secs à prix intéressant pour les ravitaillements. Ils pourraient nous mettre à disposition un camion frigorifique à ses couleurs.

Vojo (magasine VTT en ligne) : ils pourraient venir pour faire un reportage sur la rando.

Alltricks : nous donnerait des flyers de remise pour les participants, et donneraient quelques cadeaux, en échange de son nom sur nos banderoles.

Appel aux bénévoles : nous rappelons que pour organiser cette randonnée, nous devons être au moins 50. TOUTES LES BONNES VOLONTEES SONT ACCEPTEES. Parlez-en autour de vous.

Buvette : nous avons l’autorisation. Claude S s’occupe de la tireuse à bière et des fûts avec Intercave.

Une idée est évoquée : créer un passage avec de l’eau, clin d’œil à l’édition 2016… Toutes les suggestions pour réaliser cette idée sont les bienvenues. Nous devons trouver un lieu, et transporter l’eau (une citerne de Thibaud ?).

Autre idée : une boucle antillaise, avec déguisement et mini punch.

La prochaine réunion de bureau est fixée au 30 mars 2017.

Réunion de bureau du 12 janvier 2017

Présents : MESQUITE Christophe (Président)

BONNEAU Philippe (Trésorier)

PINGUET Régis (Secrétaire)

LANGLOIS Yves (membre du bureau)

LANGLOIS Dominique (membre du bureau)

SALAMANDRA Claude (membre du bureau)

BAVOUZET Claude (membre du bureau)

VILLION Kevin (membre du bureau)

SARTELET Guillaume (membre du bureau)

BOURDREZ Jean-Pierre (membre du bureau)

DANIEL Laurent

GAVARD Sylvain

Rédaction : le secrétaire.

Les points suivants sont abordés :

• Les boucles d’Itteville.

Le fichier de la liste des tâches est sur Dropbox.

La location de la base de loisir est faite

Circuits : ceux de 2016 sont reconduits.

Autorisations préfectorales : Yves d’en occupe.

Autorisation pour la buvette (bière) : Christophe s’en occupe

Appel aux bénévoles : Yves s’en occupe

Guillaume propose de demander la carte Metro, afin d’obtenir si besoin de substantielles réductions. Accord du bureau.

• Avenir du club

L’idée est de trouver des idées pour augmenter le nombre d’adhérents au club.

Deux idées sont proposées pour les boucles : distribuer des flyers à chaque partant, pour présenter le club, ou faire une large affiche sur le même thème.

Après délibération, l’affiche est retenue.

Cristophe et Philippe ont eu un rendez-vous à la mairie d’Itteville pour présenter le club, et proposer de discuter d’une collaboration avec les jeunes de la commune, sur le thème du VTT. La mairie enverra une réponse en février.

Une question revient : celle d’un deuxième groupe. Samedi après-midi ou dimanche matin ? Avec ou sans les enfants (à partir de 12 ans) ?

Le Trésorier indique que la prise de licence pour le club entraine des coûts fixes de plus de 300 €, pour aujourd’hui 9 personnes.

• Calendrier : J

Jean-Pierre va envoyer un fichier Excel, fichier qui reprendra toutes les sorties prévues par le club : randos régionales, sorties et week ends plus lointains, VTT and Co, compétitions, sorties route

Ce fichier sera envoyé à tous les adhérents pour qu’ils disent les sorties externes qu’ils choisissent, et s’engagent à faire.

Une subvention sera accordée aux sorties externes, les modalités n’en sont pas encore définies.

Globalement, il est envisagé 3 ou 4 sorties VTT hors de chez nous, réparties dans le temps et les régions, 3 ou 4 sorties VTT and Co, 5 manches VTT compétition, et 2 ou 3 sorties route.

• Vêtements :

Guillaume présent les offres de Poly et Speed LM. Si les prix se valent, Poly demande 10 pièces minimum par famille, Speed LM 5. Speed LM étant de bonne qualité, c’est lui qui est retenu. La personnalisation (nom) est de 6€ par pièce.

Guillaume va envoyer aux adhérents une liste des différents vêtements disponibles, et centralisera les réponses.

• Banque :

Philippe envisage de changer de banque, afin d’obtenir des frais nuls. Il étudie plusieurs offres.

La prochaine réunion de bureau est fixée au 23 février 2017.

Réunion de bureau du 7 Décembre 2016

Présents : MESQUITE Christophe (Président)

BONNEAU Philippe (Trésorier)

PINGUET Régis (Secrétaire)

LANGLOIS Yves (membre du bureau)

LANGLOIS Dominique (membre du bureau)

SALAMANDRA Claude (membre du bureau)

BAVOUZET Claude (membre du bureau)

VILLION Kevin (membre du bureau)

SARTELET Guillaume (membre du bureau)

BOURDREZ Jean-Pierre (membre du bureau)

SOUQUET Robert

Rédaction : le secrétaire.

En préambule, le Président Christophe MESQUITE nous informe que Jean-Christophe RIERA est souffrant, et a souhaité ne pas prendre en charge le poste de vice-président, il reste néanmoins membre du bureau et reviendra dès que son état de santé lui permettra. Nous lui souhaitons tous un prompt rétablissement. Les rendez-vous course à pied/gainage/musculation du mardi soir seront, en attendant le retour de Jean-Christophe, assurés par Kevin quand son emploi du temps lui permettra.

Les points suivants sont abordés :

• Il est proposé de convier systématiquement les adhérents aux réunions du bureau. Ce qui est accepté à l’unanimité. Avant chaque réunion, le Secrétaire enverra un mail de rappel aux adhérents.

• Le compte rendu des réunions sera diffusé à tous les adhérents.

• Le Président indique que les nouveaux statuts et règlement intérieur ont été revus suite au changement de Président, de Trésorier, et de Secrétaire. Ces documents ont été envoyés à la préfecture. La partie juridique est à jour.

• Les tâches qui n’étaient pas encore réparties entre les membres du bureau, ont été affectées. Voici la liste complète :

Responsable VTT : Yves

Responsable VTT and Co : Dom

Responsable compétition : Claude B

Site internet et Facebook: Jean-Pierre

Matériel et vêtements : Guillaume

Organisation des sorties externes : Kevin

Contacts partenaires : Claude S

Contacts mairie : Christophe et Philippe

• Point sur les comptes financiers : Phipippe et Robert nous informent d’un écart positif entre le solde du compte en banque, et le solde figurant dans les comptes du club. Cet écart provient de chèques de remboursement à des adhérents, qui n’ont pas été encaissés. Et ce depuis de nombreuses années. Le montant est de 1435 €. Après discussion, il est décidé de régulariser la situation, en portant cette somme en annulation de dépenses.

• Concernant les Boucles d’Itteville, Philippe suggère de proposer une inscription en ligne. Cela permettrait d’assurer un minimum d’inscription, quelle que soit la météo. Et d’éviter un déficit comme en 2016. Philippe et Jean-Pierre vont se renseigner sur la proposition la plus facile d’utilisation et la moins onéreuse. Par exemple, la Caisse d’Epargne (notre banque actuelle) prend entre1,8% et 3% de la recette. Le point sera fait lors de la réunion de bureau de début janvier.

• Pour cette inscription en ligne, Philippe propose de créer une loterie pour les 300 premiers inscrits, avec un cadeau valorisant, style GPS Garmin. Pour inciter les VTTistes à s’inscrire. Après débat, cette proposition n’est pas retenue.

• Christophe propose que le club fasse un cadeau à chaque adhérent : un maillot aux couleurs actuelles du club. Après discussion, il est décidé d’attendre le résultat financier des boucles d’Itteville.

• Concernant les vêtements, Guillaume va contacter notre ancien fournisseur, pour envisager une nouvelle commande.

• Il est décidé de faire faire 3 nouveaux tampons, pour les formalités.

• Christophe et Philippe vont contacter la mairie d’Itteville, pour essayer de coordonner une activité sportive avec les jeunes, durant les vacances scolaires. Cela permettrait de mieux faire connaitre le club, et d’essayer de capter de nouveaux adhérents.

• Plusieurs idées ont été lancées : créer un flyer faisant la pub du club, qui serait diffusé lors des boucles. Organiser un vétathlon, avec pourquoi pas un autre club. Dom se charge d’étudier cette possibilité, avec 2018 comme objectif.

• Le n° de téléphone GSM de l’ACI qui était utilisé par Yves sera résilié, Christophe communiquera son n° personnel pour l’ACI.

• Yves rappelle que les formalités pour les boucles doivent être lancées tôt : à partir de février.

La prochaine réunion de bureau est fixée au jeudi 12 janvier 2017.

Présents : LANGLOIS Yves, MESQUITE Christophe, SOUQUET Robert, RIERA Jean Christophe

Ordre du jour : Débriefing Boucles d’Itteville 2015

But de la réunion :

Revue de détail de l’édition 2015 des Boucles. Le bilan est satisfaisant au vu des bons retours des participants. Il y a eu 2 blessés mais sans gravité. Avec 772 participants et un bénéfice de 2500 € environ, il semble difficile de renoncer à l’édition 2016 comme envisagé il y a un mois.

Les points positifs : 

• Qualité des parcours.
• Originalité du concept randonnée à la carte.
• Accueil et convivialité sur la base et les ravitaillements.
• Bon rapport qualité prix avec 3 ravitaillements et hot-dog / bière à l’arrivée.
• Balisage correct.
• Débalisage effectué en totalité et sans problème (avec un peu de chance)

Les critiques :

• Manque de visibilité des panneaux à l’entrée des boucles
• Manque le kilométrage indicatif sur le panneau de boucle
• Ancien fléchage d’autres organisations visible et induisant des erreurs de parcours.
• Manque d’infos aux ravitaillements, sur les distantes restantes.
• Manque de plaques de cadres. (170)
• Ravitaillements peu variés (probablement pour les derniers passages), absence de cake sur la base.

Les améliorations projetées pour 2016 :

• Il est difficile de faire des panneaux indicatifs des boucles plus grands car il faut les transporter. Les positionner dans les arbres lorsque c’est possible pour éviter qu’ils soient masqués par des participants qui stationnent en entrée de boucle. Il est prévu de mettre des couleurs différentes sur le 20 km, le parcours de base, la boucle.
• Le kilométrage de la boucle sera indiqué sur le panneau.
• A chaque ravitaillement un panneau indiquera la position sur le parcours, les distances restantes sur les 20 km et 35 km, le nombre de boucles restantes et le kilométrage.
• Améliorer le tirage de la loterie, essayer d’avoir plus de bouteilles.
• Ajouter les pâtes de fruits à la liste type. (voir commande internet)
• Prévoir une collation de départ sur la base (cakes)
• Etablir dès maintenant la liste type 2016 avec les consommations réelles 2015 correspondant à 770 personnes. (en charge Roberto)
• Prévoir des plaques en nombre suffisant
• Perfectionner le chronométrage de la boucle top chrono (voir 2 personnes + 1 PC)
• S’assurer que les ravitaillements puissent à tout moment refaire un complément de produits (surtout en eau en cas de grosse chaleur).
• Prévoir le renouvellement des barnums ravitaillements (intempéries)
• Se munir de matériel pour effacer les anciennes flèches au sol

4 eme édition des boucles

Pour la  prochaine édition, Il fallait éviter la Mazaryvette (8 mai), la pentecôte (16 mai). La majorité des présents à la réunion a voté pour une reconduite à fin mai. Mais à nouveau ce sera la fête des mères ! Pour cette randonnée, il est espéré plus d’implication de la part des adhérents dans l’organisation . Une nouvelle répartition des tâches sera faite au sein du bureau.

 Post réunion,

  Nous avons l’accord de la mairie pour occuper la Base du Saussay le dimanche 29 mai 2016.

Présents : LANGLOIS Yves, BOURDREZ Jean pierre, POMPEL Christophe,   PINGUET Régis, MESQUITE Christophe, SOUQUET Robert, RIERA Jean Christophe

Ordre du jour :

• Boucles d’Itteville
• Site club
• Course orientation

1. Boucles d’Itteville

Autorisations :

Cette année des compléments d’informations sur toutes les demandes aux communes et à la préfecture ont été nécessaires. Les dossiers sont de plus en plus compliqués à présenter.

La préfecture a donné son accord.

Nous avons aussi l’accord des mairies de Ballancourt, Cerny, Champcueil, Bouray, Baulne, Mondeville, Dhuisson longueville.

Les tractations continuent avec La Ferté et Guigneville,

Itteville n’a pas répondu, retard probablement consécutif aux élections municipales de mars.

Une randonnée pédestre est organisée par le comité départemental de l’Essonne le samedi 30 au départ de Ballancourt. Il nous est demandé de ne pas baliser la veille. Yves se renseignera auprès de l’organisation pour connaître le parcours et les horaires. Il faudrait baliser quand même les zones possibles.

Réponse des bénévoles :

Il manque 25 bénévoles le dimanche 31 mai pour assurer l’organisation, il y a un gros risque d’annulation. Afin d’éviter ce scénario, un mail est envoyé à l’issue de la réunion pour demander aux adhérents de se mobiliser. Une annulation dans les semaines à venir conduirait à détériorer l’image du club et nuirait à son bon fonctionnement. A l’avenir il sera peut être envisager d’organiser qu’une année sur deux car le petit groupe d’organisateurs s’essouffle.

Les tâches à réaliser rapidement:

1. Création de la signalétique spécifique pour le balisage des boucles et du 20 km (Juan)
2. Réalisation des fichiers pour tirage des plans des circuits  (Tof, dès le retour complet des autorisations)
3. Tirage des plans de circuit en A3 et A0 (Cyril)
4. Commande complémentaire de rubalise et peinture (Cyril)
5. Préparation de la commande Intermarché ( ???)

2. Site du club

Le nouveau site « aci-itteville.fr » se complète au fil des semaines. Le nom n’a pas été diffusé à tout le monde puisqu’il n’est pas totalement achevé. Néanmoins il existe un lien sur le site actuel qui permet de le consulter.

3. Course d’orientation

 N’ayant pas eu lieu le 5 avril, elle est reportée au dimanche 28 juin. Les organisateurs espèrent une participation plus grande que celle prévue en avril.

4. Vêtements cyclistes

La commande a bien été enregistrée par Kenny, délai de  fabrication de l’ordre de 6 semaines.

5. Divers

L’adhésion du club à Alltricks sera traitée à la prochaine réunion.

Présents :  LANGLOIS Yves; BOURDREZ Jean pierre; SALAMANDRA Claude ;PINGUET Régis; MESQUITE Christophe; SOUQUET Robert

Ordre du jour :

Boucles d’Itteville

Site club

Course orientation

Vêtements cyclistes

Subvention CG

Divers

Boucles d’Itteville

Juan et Christophe ont tracé le circuit de base et 10 boucles. Les thèmes des boucles sont en cours d’étude. Les tâches prévues pour le mois de mars :

Yves a reçu les éléments graphiques et procédera aux demandes d’autorisations communales et à la préfecture.

Claude :

• Contactera Marianne pour l’utilisation de la descente « variation ». Si Marianne est absente le 31, il faudra prévoir un signaleur.
• Contactera les partenaires de l’année passée pour s’assurer de la reconduite des publicités sur flyers et plaques vélo.
• Commandera les plaques nécessaires (il reste 601 plaques entre N° 1 et 1000)

Christophe préparera l’affiche 2015 suivant les informations de Claude sur les partenariats. « Réanim bike » sera présent sur la base. En préparation également le fichier des anciens participants pour la diffusion par mail.

Robert fera la demande à la mairie pour l’autorisation du débit de boisson à la base.

Il sera demandé à Juan de préparer un article pour le bulletin municipal.

Yves et Robert feront un point sur le matériel en stock au local pour une commande de rubalise et peinture.

Site du club

Pour la réunion Jean Pierre avait transmis un document consistant et précis sur son travail pour la création du nouveau site. Il en ressort que le CMS, (système de gestion de contenu) sera wordpress. L’hébergement ne pourra plus être free, ce sera un  hébergement payant. Le nom de domaine choisi par le bureau est : aci-itteville.fr

Course d’orientation

Elle aura lieu le 5 avril. Le club de Ballancourt ne sera pas invité cette année. Jean Pierre, Jean Mi et Pierre s’occupent de la partie technique, informations, reconnaissance sur le terrain, confection cartes et pose des balises. Yves et Robert assureront la mise à disposition du matériel le jour J, tables, chaises et préparation de la collation arrivée. Il y a 14 balises en stock au local, Yves préparera le complément si besoin.

Vêtements cyclistes

Les essayages sont en cours, les commandes des adhérents doivent parvenir à Claude pour le 15 mars. Il faudra revoir les inscriptions sur les maquettes puisque le nom du nouveau site est différent.

Subvention Conseil Général

Le conseil général accepte de mandater le club pour l’achat d’une sono portable à hauteur de 50 %. Le bureau décide de ne pas réaliser cet achat. Robert fera un courrier pour clôturer le dossier.

Divers

Guillaume propose un barbecue plus moderne et plus pratique de dimensions 1,20 x 0,40. Le bureau est  bien sûr favorable à  cette mise à disposition.

Régis , responsable de la sortie Bourgueil en remplacement de Robert, demande à Yves de faire un mail aux adhérents afin de trouver un gîte adapté au nombre de participants .

Présents : LANGLOIS Yves, BOURDREZ Jean pierre, SALAMANDRA Claude, PINGUET Régis, MESQUITE Christophe, POMPEL Christophe, SOUQUET Robert, RIERA Jean Christophe, WILLAERT Thibault, DANIEL Laurent.

Ordre du jour :        Préparation du calendrier 2015, Divers

1. Calendrier

L’objet de la réunion était de sélectionner les diverses propositions pour établir le calendrier. Après vérification des informations recueillies, le calendrier sera mis sur le site. Seront mentionnées également les randonnées régionales (dont une nocturne en foret de Fontainebleau.)

2. VTT Sorties en WE

•  1,2,3 mai : La Grande Traversée du Limousin
• 15,16,17 mai : Les Chemins du Soleil
• 23, 24 mai : La Pente et la Cote à Bourgueil
• 6,7 juin : Vélovert Festival
• 12,13 septembre : La Transvolcanique

3. Organisations internes ACI

•  12 avril : randonnée orientation
• 26 juin : la moon bike
• 5 juillet : la journée famille
• 22-29 août : la semaine VTT
• 27 septembre : l’américaine
• 3,4 octobre : le ville à ville

4. VTT & CO

• 8 Mai  course de trail du Sanglier (21 ème édition) (11.5Km ou 21.5Km)
• 23 mai :trail de la Pente et la Cote à Bourgueil
• 13 juin  RAID  (Vtt,Vtt Orientation, Vtt suivi, Run and Bike, Canoé et CO )  MORET sur LOING (ANSA)
• 21 juin triathlon sprint  VTT  Souppes sur Loing (ANSA
• 19 juillet   triathlon sprint  VTT  Grez sur Loing (ANSA)
• 30 août    triathlon sprint  VTT  St Pierre les Nemours (ANSA
• 27 septembre    triathlon sprint  VTT   Nemours (ANSA
• 11 Novembre vethatlon Nemours (ANSA)

5. VTT Compétition FSGT

•  15 février : Cheptainville
• 21 mars Vaux sur Lunain
• 14 mai : Boissy sous st Yon
• 31 mai Gif sur Yvette
• 28 juin : Elancourt

6. Route

•  1 er mai : La Vélostar (155 km)
• 10 mai :Le tour de l’Essonne (170 km)
• 19 Juillet :l’Etape du Tour, St jean de Maurienne

7. Divers

Des participants souhaitent faire un stage de maniabilité avec Variation tout terrain. (Claude contactera Marianne pour un stage le 21 mars)

L’article rédigé par Juan sur l’activité ACI est paru sur le bulletin municipal de janvier/février. Juan réfléchit à un petit journal interne (anecdotes et humour sur la vie du club).

Réponse à une question du précédent CR : Les boissons gratuites ou à vendre sur l’organisation BI ne comporteront pas ou peu d’alcool (elles appartiennent aux groupes 1 ou 2 de la classification officielle des boissons)

Remise de documents au trésorier : convention d’accueil « Anim Séjour » et bordereau de virement ANCV ;